Palautteenanto on perinteisesti nähty esihenkilöltä alaiselle kulkevana, jopa ilmoitusluontoisena prosessina. Nykyorganisaatioissa tilanne on luultavasti ja toivottavasti toinen: palautetta voi antaa organisaatiossa eri suuntiin eikä palautteenanto ole ilmoitus, vaan hetki keskustelulle ja näkökulmien vaihdolle. Aktiivisen palautekulttuurin ylläpitämisen voisikin katsoa olevan jokaisen vastuulla, ei vain esihenkilöiden. Toisaalta esihenkilöt ja organisaation johto ovat avainasemassa luomassa ilmapiiriä, jossa palautteenannon eri suuntiin koetaan aidosti olevan sallittua.

Vaikka palautetta tuntuisi olevan sallittua ja suotavaakin antaa, saattaa se silti helposti jäädä tekemättä. Positiivisen palautteen kohdalla kysymys onkin usein, muistanko antaa sitä? Mielessä voi asua ja piipahtaa paljonkin myönteisiä ajatuksia toisista, mutta vain osa niistä tulee sanotuksi ääneen.

Rakentavan palautteen kohdalla kysymys tuntuu usein olevan: uskallanko? Ehkä pelkään vastapuolen loukkaantumista, väärinymmärryksiä ja konfliktia. Enkä en tunne oikeita keinoja palautteen antamiseksi. Lisäksi oma suhtautumiseni palautteeseen saattaa vaikeuttaa sen antamista; jos palautteen vastaanottaminen tuntuu vaikealta, saatan vahingossa olettaa, että se tuntuu vaikealta myös muista.

Rakentavan palautteen antamisesta voisin toisaalta kysyä myös, osaanko? Jotkut meistä uskaltavat antaa palautetta, mutta annettu palaute ei johda haluttuun lopputulemaan, esimerkiksi auta ja motivoi toista kehittymään. Vaikka ei ole olemassa vain yhtä oikeaa tapaa antaa palautetta, on mielessä hyvä pitää tietyt nyrkkisäännöt. Niiden tunteminen voi lisätä itsevarmuutta ja uskallusta antaa palautetta. Niitä seuraamalla pääset todennäköisemmin myös haluttuun lopputulemaan: asioiden kehittymiseen ja edistymiseen hyvässä yhteisymmärryksessä.

Rakentavan palautteen 6 x T

1. TILANNE. Valitse palautteenantoon sopiva tilanne ja hetki: vaikeampi asia kannattaa käydä läpi kahden kesken.
2. TAPAHTUMA. Palautteen saajan voi olla helpompaa napata kiinni antamastasi palautteesta, mikäli sidot sen konkreettiseen tilanteeseen, jossa palautteen aihe tuli käytännössä esiin. Anna palaute mahdollisimman pian tapahtuneen jälkeen; vitkuttelu saattaa tehdä asiasta suuremman kuin se onkaan ja henkilön voi olla vaikeaa päästä jälkikäteen käsiksi tarkoittamaasi tapahtumaan.
3. TOIMINTA. Anna palautetta toiminnasta, tekemisestä ja työskentelystä – ei henkilökohtaisista ominaisuuksista, jotka menevät herkemmin ihon alle.
4. TOTUUS. Kerro totuus, jos sellainen on saatavilla, äläkä venytä totuutta. ”Et ole koskaan ajoissa” on todennäköisesti liioittelua ja saa ymmärrettävästi puolustuskannalle.
5. TUNNE. Jos tarkkaa tietoa ei ole saatavilla, voit antaa palautetta oman tunnekokemuksesi kautta: ”Minusta tuntuu, että…”.
6. TIEDUSTELE. Palautteenantoa kannattaa ajatella keskusteluna, ei yksisuuntaisena ilmoituksena. Kysy toisen osapuolen näkemystä asiasta joko keskustelun alkuun tai palautteenannon jälkeen.

Rakentavan palautteen antaminen voi tuntua jännittävältä, vaikka teoriassa tuntisikin hyviä keinoja sen antamiseen. Voisitko ajatella palautteen antamisesta jotakin seuraavanlaista?

Negatiivinen, rakentava, kehittävä?

Palautteet on perinteisesti luokiteltu kahteen kategoriaan: positiiviseen ja negatiiviseen. Jälkimmäistä kutsutaan myös rakentavaksi tai kehittäväksi palautteeksi. On totta, että joskus vastaanottamamme palaute on negatiivista ja suorastaan huonoa – ei se sisältö muuksi muutu, vaikka antaisimme sille eri otsikon. Pohdin kuitenkin, voiko palautteen antaminen tuntua vaikeammalta ja koko tilanne negatiivissävytteisemmältä, jos ajattelen antavani negatiivista palautetta. Käyttämäsi sanat luovat omaa todellisuutta ja tunnelmaa, ja voit miettiä, helpottaako sinua, jos ajatteletkin antavasi toiselle rakentavaa tai kehittävää palautetta, ja nimenomaan hänen omaksi parhaakseen.

Haluat toiselle hyvää

Saatat ajatella ja pelätä, että tulet lannistamaan tai hermostuttamaan vastaanottajan palautetta antaessasi. Voisiko palautteen antamista auttaa, jos pystyisit iskostamaan itsellesi, että annat sen halusta auttaa? Kun motiivi on itselle selvä ja hyvää tarkoittava, heijastuu se ehkä olemuksestasi ja puheestasi myös ulospäin.

Voit vaikuttaa tilanteeseen jossakin määrin

Voit tehdä oman parhaasi, että palautteen antaminen ja siitä virinnyt keskustelu sujuu yhteisymmärryksessä ja siitä seuraa toivottu muutos.

Lopuksi ja lohdutukseksi: et voi täysin kontrolloida tilannetta tai ottaa vastuuta toisen tunteista

On tärkeää hyväksyä, ettet voi täysin hallita sosiaalisia tilanteita ja toisen ihmisen reaktioita. Vaikka antaisit palautteen kuinka sopivalla tavalla tahansa, voi palaute silti osua arkaan paikkaan tai aiheuttaa vahvan reaktion. Helpottaisiko sinua ajatus siitä, ettei palautteenantotilanteissakaan kaikki ole omissa käsissäsi ja voit tehdä vain oman parhaasi?

Palautteen tarkoitus on kehittää yhteistä toimintaa. Siksi palautteenanto voi olla osa esimerkiksi esihenkilö- ja tiimivalmennusta tai coachingia. Palautteen antamisen ja vastaanottamisen taidot ja lisääntynyt palautteenanto kasvattavat psykologista turvallisuutta organisaatiossa ja voi pitkällä aikavälillä tuoda kilpailuetua.

Kirjoittaja Sara Göransson työskentelee Momentouksella konsulttina ja tunnistaa vastavalmistuneena psykologina teoriatasolla, kuinka palautetta kannattaa antaa. Helpommin silti sanottu kuin tehty: omassa työarjessa Sara kokee palautteen antamisen huomattavasti vaikeammaksi kuin sen vastaanottamisen.